Assistant.e de Gestion

Personne(s) à contacter

Veuillez adresser votre CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : contact@ite-fem.org


Description du poste

Description de la structure

FRANCE ENERGIES MARINES (FEM) est l’Institut français pour la Transition Energétique (ITE) dédié aux Energies Marines Renouvelables (EMR). FEM a pour mission de fournir, valoriser et alimenter l’environnement scientifique et technique nécessaire pour lever les obstacles auxquels est confronté le secteur des EMR. Cette mission se décline suivant trois axes : stimuler la compétitivité de la filière, accentuer l'attractivité des territoires et accompagner les autorités régionales et nationales.

 

Le cœur d’activité de FEM s’articule autour du montage, de la coordination, du pilotage scientifique et de la réalisation de travaux recherche et d'ingénierie dans le cadre de projets de R&D collaboratifs. Ces derniers bénéficient d'un soutien financier du programme Investissement d'Avenir ou de l'Union Européenne. Sur la base de cet investissement en recherche, l'institut développe une activité de support scientifique et technique à la filière des EMR sur différents périmètres : recommandations, assistance à maîtrise d'ouvrage, essais, conception, dimensionnement, etc. FEM est également très impliqué dans l'animation de la filière aux niveaux régional, national, européen et international. FEM est aujourd’hui implanté sur 3 sites : le siège est situé à Brest, et deux antennes sont localisées à Marseille et Nantes.

 

Description du poste

 

Dans le cadre de sa montée en puissance, FEM recherche un.e Assistant.e de gestion qui sera amené.e à assister le Comité de Direction et plus généralement l’ensemble de l’équipe dans leurs tâches administratives.

 

Activités

Collaborateur.trice de FEM, l’Assistant.e de gestion est placé.e sous l’autorité du Directeur Général de la structure et a pour missions de :

  • Collecter, classer l’information, la transmettre et en assurer la bonne mise en forme pour la Direction ;
  • Assurer le standard et filtrer les appels téléphoniques ;
  • Assurer le suivi de la messagerie du Directeur Général et la messagerie générale de FEM ;
  • Organiser les déplacements des salariés de FEM (réservation des voyages, enregistrement des ordres de mission, notes de frais, etc.) ;
  • Contrôler et suivre la procédure d’Achats (Demande Achat, Bon de commande, facturation, paiement)
  • Préparer les documents de ventes (Devis, Factures, suivi des paiements) ;
  • Enregistrer les pièces comptables d’achats et de ventes et effectuer les déclarations de TVA ;
  • Suivre la comptabilité auxiliaire et générale
  • Préparer les documents/présentations et assurer le bon déroulement matériel des réunions, en particulier des instances consultatives et décisionnelles (Conseils d’administrations, Assemblées Générales) mais également de séminaires spécifiques ;
  • Préparer des comptes rendus à partir de notes en séance ;
  • Maintenir, en lien avec les nombreux partenaires de l’ITE, une liste actualisée de contacts ;
  • Faciliter l’installation des nouveaux salariés
  • Contribuer au bon fonctionnement de la vie au quotidien de l’ITE, notamment sous l’angle de l’organisation et de la logistique (distribution des tickets restaurant, achat et suivi du stock de fournitures, envois postaux, etc.)

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

 

Informations pratiques

Type de contrat : CDI
Date de démarrage : 4 janvier 2021
Date de clôture des candidatures : 18 décembre 2020
Lieu de travail : Siège de France Energies Marines (Plouzané)


Profil recherché

Qualifications, compétences et expérience requises

Disposant d’une formation qui l’a mené.e à bien appréhender toutes les composantes de l’assistanat au sein d’une PME, il.elle a la capacité de s’intégrer à des approches pluridisciplinaires et dispose des qualités requises pour s’intégrer dans un environnement scientifique et industriel.

 

  • Diplôme niveau Bac+2 minimum de type BTS Assistant de gestion PME-PMI, BTS Assistant de direction ou BTS Assistant manager
  • 5 à 8 ans d’expérience minimum
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Microsoft Office)
  • Bonne communication orale et écrite (y compris en anglais)

Profil du Candidat/e

 

  • Grande capacité d’adaptation
  • Qualités relationnelles
  • Polyvalence
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Capacité à travailler en équipe